○門川町戸籍電算化システムに係るデータ保護管理規程
平成19年9月13日
規程第6号
(目的)
第1条 この規程は，門川町電子計算組織の管理運営及びデータ保護に関する規則(平成17年門川町規則第6号。以下「管理規則」という。)に定めるもののほか戸籍電算化システムに係る戸籍又は除籍・改製原戸籍のデータの保全及び保護に関し，必要な事項を定め，戸籍電算化システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ：記録媒体に記録されている戸籍又は除籍・改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) ファイル：磁気ディスク，磁気テープ，光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票：戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント：システムの設計書，プログラム説明書，操作手引き書コード一覧表等の戸籍電算化システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍電算化システムによる事務処理にあたっては，戸籍事務の効率化を図るとともに個人情報を保護するよう，配慮しなければならない。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍電算化システムにより処理する事務の範囲は，戸籍法その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録，受附帳の調製，記録事項証明書の発行，戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム，人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の設置)
第5条 戸籍データ，戸籍電算化システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し，その保護に万全を期すため，戸籍業務担当課に保護管理者をおく。
2 保護管理者は，業務主管課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第6条 保護管理者は，戸籍データの適正な保全及び保護を図るため，次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況，これに関する機器等について常に把握し，その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について，定期的又は随時点検を行うこと。
2 保護管理者は，戸籍電算化システムの，プログラムの障害の有無について定期的又は随時点検を行い，必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(ファイル及び出力帳票の保管)
第7条 保護管理者は，ファイル及び出力帳票の保管及び廃棄について，次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに，必要に応じて施錠の可能な耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については，台帳に記録する等の方法により，適正に管理すること。
(3) ファイル及び出力帳票の廃棄にあたっては，復元できない方法等により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は，ドキュメントの保管を適正に行うため，次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに，ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は，外部に情報が流出することのないよう適正に処分すること。
2 ドキュメントを複写し又は，持ち出すときは，保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第9条 保護管理者は，端末装置の管理及び適正な運用を図るため，端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は，端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は，端末装置の操作者を指定するとともに，操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は，磁気記録の保全及び，保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理及び秘匿)
第10条 保護管理者は，端末装置の操作者を識別し，その処理する事務の範囲を限定するため，当該操作者毎にパスワードを設定し，付与しなければならない。
2 保護管理者は，定期的又は，随時パスワードの更新を行う等，厳重に管理しなければならない。
3 端末装置の操作者は，パスワードの入力に際して，当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
4 端末装置の操作者は，自己のパスワードを秘密にし，他人に使用させてはならない。
(指導研修)
第11条 保護管理者は，戸籍担当職員に対し，業務上必要な研修を実施するものとする。
(操作教育)
第12条 保護管理者は，戸籍担当職員に対し，適正な戸籍電算化システムの操作について，必要な指導教育を実施するものとする。
(機器及びソフトの保管)
第13条 保護管理者は，戸籍データの適正な管理を図るため，別表に掲げる戸籍電算化システムに係る機器及びソフト等を保管しなければならない。
附則
この規程は，戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務の電算化について法務大臣の指定を受けた日より施行する。
附則(令和5年3月23日訓令第20号)
この規程は，令和5年4月1日から施行する。
別表(第13条関係)
戸籍電算化システムに係わる機器及びソフト等の管理一覧
項目 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・施錠できる保管庫 ・電算室の鍵の管理 | サーバーは施錠の可能な保管庫内で管理し保護管理者がその鍵を管理する。保管庫は施錠の可能な電算室に設置し，情報管理者がその鍵を管理する。 |
・パスワードによる起動 | 戸籍用サーバーを起動する者は，保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。 | ||
・使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し，そのリストを施錠の可能な耐火性書庫で管理する。 | ||
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 | 戸籍用クライアントを起動する者は，保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。 |
・使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し，そのリストを施錠の可能な耐火性書庫で管理する。 | ||
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト | バックアップ記録リストを定期的に印字し，そのリストを施錠できる耐火性書庫で管理する。 |
「戸籍電算化システム」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |