(趣旨)

第1条　この規程は，門川町農業委員会(以下「農業委員会」という。)における文書の取扱について，必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(文書取扱の原則)

第3条　文書は，正確かつ迅速に取り扱い，事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し，及び管理しなければならない。

(門川町総務課長の職務)

第4条　門川町総務課長(以下「総務課長」という。)は，文書事務が適正かつ迅速に行われるよう指導し，その改善に努めなければならない。

(農業委員会における文書統括責任者)

第5条　農業委員会における文書統括責任者は事務局長とし，事務局長は農業委員会内の文書事務が適正かつ迅速に行われるよう指導するとともに，その改善を図らなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条　文書事務を適正かつ迅速に行うため，事務局に文書取扱責任者を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は，次のとおりとする。

(文書管理のための管理簿)

第8条　事務局に次の管理簿を置く。

(文書記号)

第9条　次の各号に掲げる管理簿に登載すべき文書には，当該各号に定める文書記号を付する。

(文書番号)

第10条　前条の文書記号に文書番号を付する場合において，同条第1号及び第2号に掲げる文書にあっては，毎年1月1日に始まり，12月31日をもって終わるものとし，同条第3号に掲げる文書にあっては，毎年4月1日に始まり，翌年3月31日をもって終わる。

(文書の収受及び配布)

第11条　本庁に到達した文書は，総務課において収受印を押印し，事務局に配布する。ただし，農業委員会に直接到達した文書にあっては，事務局が収受することができる。

(送付に要する費用等の未納等の文書取扱)

第12条　送付に要する費用等の未納又は不足の文書が送達されたときは，公務に関すると認められるときに限り，その未納又は不足の料金を払って収受することができる。

(文書の処理)

第13条　起案は，決裁伺書を用いなければならない。

(庁外への文書の発送)

第14条　文書の起案担当者は，文書を庁外へ発送しようとするときは，文書管理システムに登録のうえ，当該文書に「門農委」を付し，文書番号を記載しなければならない。ただし，あいさつ状その他これに類する文書及び契約管理システム(電子計算機を用いて，門川町における契約管理に関する事務を処理するシステムをいう。)から出力される文書については，この限りでない。

(文書の発信者名)

第15条　庁外へ発送する文書の発信者名は，法令に特別の定めがあるものを除き，農業委員会会長名を用いるものとする。ただし，照会，回答，通知，報告等に関する文書であって，農業委員会と受信人の間において，権利又は義務の得喪，変更等の法律関係を生じないものについては，当該文書の決裁権者の職名を用いることができる。

(発送文書への職印の押印)

第16条　庁外へ発送する文書には，発信者の職印を押印するものとする。ただし，第14条ただし書に規定する文書及び前条ただし書に規定する文書については，その内容によりこれを省略することができる。

(文書の保管及び保存の原則)

第17条　文書は，ファイル基準表に基づき常に整然と分類整理し，必要なときに直ちに取り出せるように保管し，又は保存しておかなければならない。

(ファイル基準表)

第18条　事務局長は，文書を分類整理するため，ファイル基準表を毎年度当初に作成しなければならない。

(文書の整理)

第19条　完結文書は，ファイル基準表の区分に従い，フォルダー等に収納し，ファイリングキャビネット又は事務室内の所定の場所に保管しなければならない。

(保管文書の貸出し等)

第20条　保管文書の貸出しを受けようとする職員は，文書取扱責任者に申し出て，その承認を受けなければならない。

(保管文書の移換え及び置換え)

第21条　保管文書の移換え及び置換えは，毎年3月末日までに行わなければならない。

(文書の置換えの方法)

第22条　文書取扱責任者は，保管期間経過後保存を必要とする文書を保存年限及び保存満了年月日別にフォルダーごと保存箱に収納して置換えるものとする。

(置換え文書の引継ぎ)

第23条　事務局長は，前2条の規定により置換えられた文書について，文書保存箱カードを添えて総務課長に引継がなければならない。

(文書の保存期間)

第24条　文書の保存期間の区分は，永年，10年，5年，3年及び1年とする。

(保存文書の貸出し等)

第25条　保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする者は，総務課長にその旨を申し出て，その承認を受けなければならない。

(書庫の管理)

第26条　総務課長は，書庫の整理整頓に努め，火災予防に注意しなければならない。

(文書の廃棄の決定)

第27条　事務局長は，第25条の規定により総務課長に引き継いだ文書(以下「引継ぎ文書」という。)の保存年限が満了し，総務課長からその旨の通知を受けたときは，当該引継ぎ文書を速やかに廃棄しなければならない。

(永年保存文書の期限見直し)

第28条　総務課長は，引継ぎ文書のうち永年保存文書については，当該引継ぎ文書の保存年限の起算日から10年ごとに改めて保存の可否を決定するものとする。

(補則)

第29条　この規程に定めるもののほか，文書の取扱について必要な事項は，総務課長が別に定める。